Datenschutzhinweise für zoom

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Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen undWebinare via „Zoom“ der system worx GmbH

Stand: 09.04.2020
 
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings,Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend:„Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc.,die ihren Sitz in den USA.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbarenZusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die system worx GmbH. 

Hinweis: Soweit Sie dieInternetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitungverantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf.weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind dieBasisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

3. Welche Daten werdenverarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. DerUmfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei derTeilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: 

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional),E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird),Profilbild (optional), Abteilung (optional)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional),Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio-und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei desOnline-Meeting-Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- undEndzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse desGeräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-,Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnengemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen undggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audiozu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Datenvom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgerätsverarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die„Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zubetreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

4. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und –soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnungwird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. 

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einesOnline-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung undNachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmendenverarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichteüber „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen undAntworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei„Zoom“ gespeichert werden.

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einersoftwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nichtzum Einsatz.

5. Rechtsgrundlagen derDatenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der system worx GmbH verarbeitetwerden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten imZusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung,Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich,gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so istArt. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von„Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei derDurchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit dieMeetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art.6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektivenDurchführung von „Online-Meetings“. 

6.    Empfänger / Weitergabenvon Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an„Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. BeachtenSie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichenBesprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden,Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

7. Datenverarbeitungaußerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird.Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einemDrittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertraggeschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „PrivacyShield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aberauch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

8. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eineAuskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir umVerständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen,dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigungoder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweitIhnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrechtgegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

9. Löschung von Daten

Wir löschenpersonenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eineweitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen,wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen,Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehrenzu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschungerst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. 

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. 

11. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Kontakt

Institutsprogramm

system worx
Kanalstraße 7
85774 Unterföhring
Telefon +49 89 37419593
Fax +49 89 381642829
E-Mail info@system-worx.com
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